viernes, 16 de diciembre de 2016

VINCULACIÓN DE DATOS EN HOJAS Y LIBROS EN EXCEL

VINCULACIÓN DE DATOS

Puede llevar los datos de un libro de Microsoft Office Excel de varias maneras. Puede copiar datos de una hoja de cálculo abierta y pegarlos en una hoja de datos de importar una hoja de cálculo a una tabla nueva o existente, o vincular a una hoja de cálculo desde una base de datos o incluso vincular datos desde diferentes libros.

En este post vas a aprender cómo usar en Excel los vínculos, tanto para vincular hojas o libros de Excel, la herramienta que vas a usar es con Vínculos.

Un vínculo en Excel lo que te permite es copiar los datos de una hoja a otra tanto del mismo libro como de libros diferentes y lo que es más importante dicho vínculo hace que si el dato de la hoja inicial o origen cambia, este cambio también se realiza en la hoja destino.

Conviene recordar que cosa diferente es Copiar y Pegar tal cual, ya que con esa acción no se logra la vinculación descrita en el apartado anterior.

También es diferente hablar de hipervínculos, sobre lo cual puedes leer en: Enlaces con hipervínculos en Excel.

Para explicar este tema primero vas a realizar un vínculo entre dos hojas del mismo libro de Excel y luego entre dos hojas de libros diferentes

Una aplicación práctica de esta herramienta: Imagina que tienes un libro con los baremos o precios de ciertos productos y en otra el resultado de las ventas que consiste en multiplicar el precio por la cantidad vendida, si cambian los precios en el libro de origen y los tienes vinculados en el libro destino automáticamente al cambiar los primeros se cambian los segundos.

VINCULAR HOJAS DE UN MISMO LIBRO

En este tema vamos a ver la forma de vincular distintas hojas que tengamos en un mismo Libro, o lo que es lo mismo: incluir fórmulas que hagan referencia a distintas Hojas.

Cuando trabajamos dentro de un libro con varias hojas en las que se ha ubicado información, es posible acceder a referencias de celda de otras hojas desde celdas de la hoja actual: Es posible vincular y relacionar datos entre las distintas hojas de un mismo libro.

También es posible vincular y relacionar datos entre las hojas de distintos libros, siempre que el acceso a esos libros sea posible.

Hacer referencia, desde una hoja de cálculo, a la celda de otra hoja del mismo libro es tan simple como la de anteponer el nombre de la hoja seguido del signo de admiración derecho !, antes de la dirección de la celda.

Esto lo podemos ver en el simple ejemplo que les precentare a continuacion:

Cuando nos referimos a la celda B10, nos estamos siempre refiriendo a la celda B10 de la hoja actual de trabajo, en la que estamos trabajando.

Sin embargo si queremos aludir a la celda B7 pero de otra hoja, es decir, que esté situada bajo otra solapa del libro, antepondremos a la referencia de la celda el nombre de la hoja de la manera que hemos indicado. Así pues, si la celda que deseamos referenciar es la B7 de la hoja llamada Destino, la referencia sería: Destino!B7.

Ahora bien cuando construimos fórmulas y las creamos señalando mediante clic en ellas, las diferentes celdas que intervienen en ella, basta con hacer clic en dichas celdas. Ahora bien, cuando la celda que queremos utilizar aparece en otra hoja, primero deberemos posicionarnos en esa hoja haciendo clic en su solapa y cuando estemos en esa hoja, clic en su celda o celdas.

Por ejemplo asi estaria constituida la formula de vinculacion para la hoja dos :

Hoja2!A2 esta referencia está diciendo que tome la celda A2 de la hoja Hoja2. Si la hoja tuviera un nombre personalizado con espacios incluidos, la referencia sería de este modo

" Nombre de la hoja externa"!A2, habría que encerrar el nombre de la hoja entre comillas simples '.

Los pasos a seguir para vincular hojas del mismo libro son los siguientes:

1. Abre un libro de Excel en blanco.

2. Situado en la hoja 1 escribe en la celda A1 un dato, por ejemplo escribe un 2. Pulsa Intro.

3. Ahora Copia este dato.

4. Sitúate ahora en la hoja 2 del libro, en la celda B5 por ejemplo, o en la que quieras

5. Arriba a la izquierda en la pestaña Inicio, tienes el icono Pegar con una flecha negra debajo del título, despliega para ver las opciones existentes pinchando sobre ella. Elige Pegar vínculos.

6. Vuelve a situarte en la hoja 1, vas a cambiar el dato ahora escribe 222222.

7. Ve a la hoja 2 y comprueba que el cambio se ha realizado.

8. Además fíjate en la barra de formulas, está escrito: =Hoja1!$A$1 es la sintaxis que Excel da a las celdas vinculadas del mismo libro. En la primera parte se refiere al nombre de la hoja y en la segunda a la celda de dicha hoja.

9. Si la hoja tuviese nombre aparecerá dicho nombre en vez de Hoja1.

Muy bien pues ahora se trata de hacer los mismo pero en dos libros diferentes.

Los pasos a seguir son idénticos solo que necesitas tener abiertos dos libros diferentes de Excel.

(Otra forma de realizar los vínculos es la siguiente: tras Pegar en la celda donde quieres el dato hacer clic en el desplegable y elegir Vincular celdas, puedes ver como en: Conoce y practica las opciones de pegado en tu hoja de cálculo).

Ver más en:

http://hojasdecalculo.about.com/od/Excel_avanzado/a/Es-Posible-Vincular-Hojas-O-Libros-De-Excel-Con-La-Herramienta-V-Inculos.htm

VINCULAR DATOS DE DIFERENTES LIBROS

La forma más sencilla de vincular dos archivos de Excel es tener los dos abiertos en su pantalla.

Simplemente:  Haga clic en una celda de su archivo original © 2010 Excel with Business 2 Unidad 5: Vincular libros de Excel  Escriba el signo “=”  Haga clic en la celda pertinente del segundo archivo  Pulse la tecla Entrar Ahora debería ver el valor de la celda seleccionada de su segundo archivo en su primer archivo. También debería ver en la barra de fórmulas algo desalentador como: =[Libro1]Hoja1!$E$12

donde:  [Libro1] es el nombre del archivo al que está vinculando

 Hoja1 es el nombre de la hoja de cálculo a la que está vinculando

 ! indica dónde finaliza el nombre de la hoja

 $E$12 es la celda a la que está vinculando.

Los símbolos del dólar indican una referencia absoluta (esencialmente, que si copia esta fórmula en cualquier lugar de su hoja, se vinculará a la celda E12, sin tener en cuenta nada más) lo cual se cubre en la Unidad 11: Referencias de celda. Aunque usted raramente tendrá que escribir esto partiendo de cero, podría necesitar editarlo, es decir, cambiar la hoja de cálculo o la celda vinculada. Puede hacer esto editando la fórmula directamente en la barra de fórmulas (F2 es un atajo útil para ello, ¡pruébelo!). De hecho, puede vincular celdas entre diferentes libros de Excel con muchas fórmulas, incluyendo aquellas que se refieren a una selección de celdas. Suponga que tenemos dos archivos, uno llamado Fuente y otro llamado Destino.

En el archivo Fuente tenemos los siguientes datos sobre el uso de las letras del alfabeto: © 2010 Excel with Business 3 Unidad 5: Vincular libros de Excel Suponga que deseáramos ver la suma de la frecuencia de las vocales de esta lista en nuestro archivo Destino:

 Haga clic en una celda de su archivo Destino (en este caso, E3)

 Escriba “=SUMA(“

 Seleccione en el otro archivo las celdas que le gustaría sumar (puede usar Ctrl si no son adyacentes) © 2010 Excel with Business 4 Unidad 5: Vincular libros de Excel Debería ver algo como:

 Pulse la tecla Entrar Si trabaja mucho con libros vinculados, le recomendamos desactivar la edición directa en las celdas: Opciones de Excel > Avanzadas > Permitir editar directamente en las celdas (desmárquela) Ahora, haciendo doble clic en una celda vinculada, se le llevará directamente al archivo fuente.

Es posible que otro libro de Excel contenga los datos que desea usar o analizar, pero que usted no sea el propietario del archivo o no quiera arriesgarse a modificar lo. Puede usar el Asistente para la conexión de datos para crear una conexión dinámica entre un libro "externo" y su libro. Para obtener acceso al Asistente para la conexión de datos, vaya a la pestaña Datos.

Paso 1: Crear una conexión con el libro y sus hojas de cálculo

Tenga en cuenta que las hojas de cálculo se denominan "tablas" en el cuadro de diálogo Seleccionar tabla que aparece en el paso 5.

En la pestaña Datos, haga clic en Conexiones.

En el cuadro de diálogo Conexiones del libro caja de diálogo, haga clic en Agregar.

En la parte inferior del cuadro de diálogo Conexiones existentes, haga clic en Examinar en busca de más.

Busque el libro y haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Seleccionar tabla, seleccione una tabla (hoja de cálculo) y haga clic en Aceptar.

Puesto que todas las tablas que se agregan se denominan a partir del nombre del libro, puede cambiarles el nombre por uno más significativo.

Seleccione una tabla y haga clic en Propiedades.

Cambie el nombre en el cuadro de nombre Conexión.

Haga clic en Aceptar.

Para agregar más tablas, repita los pasos del 2 al 5 y cámbieles el nombre según sea necesario.

Haga clic en Cerrar.

Paso 2: Agregar las tablas a la hoja de cálculo

Haga clic en Conexiones existentes, seleccione la tabla y haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Importar datos que aparece, elija dónde desea ubicar los datos en el libro y si desea ver los datos como una tabla, un informe de tabla dinámica o un gráfico dinámico.

Opcional mente, puede agregar los datos al modelo de datos para combinarlos con otras tablas o datos de otras fuentes, crear relaciones entre tablas y más opciones que las que se tienen con un informe de tabla dinámica básico.

Mantener los datos del libro actualizados

Ahora que se ha conectado al libro externo, querrá tener siempre los datos más recientes en el libro. Vaya a Datos > Actualizar todo para obtener los últimos datos. Para obtener más información sobre la actualización, vaya a Actualizar datos conectados a otro libro.

Los pasos a seguir para vincular hojas de diferentes libros son los siguientes:

1. Abre dos libros diferentes de Excel, de serie sus nombres serán Libro1 y Libro2.

2. Realiza los pasos 2 a 8 de la explicación anterior.

3. Comprueba que en la barra de formulas está escrita la sintaxis de esta acción, donde se hace referencia al los libros y a las hojas vinculadas.

Puedes seguir practicando copiando y pegando con vinculación entre diferentes hojas de diferentes libros y en diferentes celdas.

Ver más en:

https://si.ua.es/es/documentacion/office/access/importar-vincular-y-exportar-datos.html

miércoles, 16 de noviembre de 2016

BIENVENIDOS A MI NUEVO BLOG

Cómo hacer una fórmula en Excel

Para hacer una fórmula en Excel debemos seleccionar una celda donde queremos incluir la fórmula y empezaremos escribiendo el símbolo igual (=) que en el teclado se encuentra normalmente donde el 0. Para incluir el símbolo igual deberemos hacer clic en la tecla Mayúscula y después en el 0 como se puede ver en la siguiente imagen:

Fórmulas de Excel básicas

En Excel existen ciertas operaciones matemáticas que no requieren fórmulas complejas ni ninguna función adicional que tengamos que aprendernos de memoria. Esto es lo que se conoce como fórmulas básicas y que se basan en las operaciones aritméticas más sencillas que se aprenden en el colegio: suma, resta, multiplicación y división.

Fórmula Suma Excel

La fórmula suma en Excel es de las más sencillas que puede haber. Sirve para sumar números de todo tipo, ya sean enteros o decimales. Para utilizar esta fórmula necesitamos usar el símbolo +. Por ejemplo, podemos sumar dos números como en la siguiente imagen.

Además, Excel tiene la amabilidad de colorear las celdas que estás utilizando en diferentes colores para que así sea mucho más intuitivo y puedas evitar errores de manera visual consiguiendo marcar muy bien las celdas utilizadas en nuestras fórmulas Excel. Pero no sólo puedes hacer la suma de dos números, sino que puedes introducir varias veces el símbolo + en las fórmulas de Excel para que puedas hacer sumas de más sumando (valga la redundancia) como puedes ver en la siguiente imagen.

Fórmula Resta Excel

Al igual que en el caso anterior, también podremos hacer restas en Excel y no necesariamente tienen que ser solo de dos números, sino que también pueden ser de tantos como quieras como en el siguiente ejemplo que te muestro de fórmulas de Excel.

Además, podremos combinar tanto las fórmulas Excel de suma como de resta e, incluso, utilizar los paréntesis para poder crear nuestras fórmulas en Excel mucho más complejas.

Fórmulas Excel: Multiplicación y división

Por otro lado, para hacer multiplicaciones y divisiones podemos usar unas sencillas fórmulas de Excel.

Para hacer una multiplicación usaremos el operador matemático cuyo símbolo es el asterisco ( * ) y para la división la barra inclinada ( / ).
En la siguiente imagen podemos ver la fórmula Excel de multiplicación y la fórmula Excel de división.

Fórmulas de Excel con operadores lógicos

También podemos crear fórmulas de Excel con los operadores lógicos, pero ¿qué son los operadores lógicos? Las fórmulas en Excel con operadores lógicos son los que llevan los símbolos:

Mayor que (>)
Menor que (<)
Diferente de (<>)
Igual a (=)

Aunque todo esto te pueda parecer abreviaturas para escribir caritas en Whatsapp en Excel no lo son. Conocer su funcionamiento en las fórmulas Excel es fundamental. Estos operadores nos sirven para comparar valores o textos… en definitiva, el contenido de dos celdas. Su resultado es muy sencillo. Si la afirmación se cumple entonces en la celda aparecerá el valor VERDADERO y si no se cumple, la fórmula de Excel devolverá FALSO.

El resultado de esta afirmación es falso porque 10 no es mayor que 20.

Además, también podremos utilizar la combinación de dos operadores lógicos en las fórmulas de Excel. Por ejemplo, podemos usar >= o <= como puede verse en la siguiente imagen.

En este caso, el resultado de la fórmula de Excel será VERDADERO porque 10 sí que es igual que 10.

Fórmulas de Excel Matemáticas

Microsoft Excel tiene muchísimas fórmulas que podemos usar para hacer cálculos matemáticos. Muchas de estas fórmulas son muy avanzadas o sirven para hacer cálculos trigonométricos como SEN, COS y TAN que devuelven el seno, el coseno o la tangente de un ángulo. Pero quiero detenerme en explicarte las principales fórmulas de Excel matemáticas que se usan más a menudo en un Excel menos técnico.

ALEATORIO: devuelve un número aleatorio entre 0 y 1
ALEATORIO.ENTRE: devuelve un número aleatorio entre dos números previamente indicados. Por ejemplo: =ALEATORIO.ENTRE(10;20) devolverá un valor aleatorio mayor o igual que 10 y menor o igual que 20.
PAR: comprueba si un número es par, si lo es devuelve el valor VERDADERO, si no FALSO.
IMPAR: comprueba si un número entero es impar. Devuelve también VERDADERO o FALSO.
SUMA: suma un rango de celdas sin necesidad de utilizar el operador matemático +.
SUMAR.SI: esta fórmula de Excel devuelve la suma de un conjunto de celdas que cumplen una condición.
SUMAR.SI.CONJUNTO: devuelve la suma de un conjunto de celdas que cumplen varias condiciones.
SUMAPRODUCTO: esta función devuelve el resultado de multiplicar dos rangos de celdas iguales uno a uno.
MMULT: esta fórmula Excel nos da el resultado de la multiplicación de una o varias matrices.

Fórmulas de texto

Hay muchísimas fórmulas de Excel que se utilizan para trabajar con textos y, aunque en principio Excel está pensado como procesador de datos y uno puede pensar que los datos son sólo números también hay muchos datos tipo texto. Piensa en una base de datos en la que tengamos Nombre, Apellidos, Dirección, Sexo… ¿me explico? No siempre vamos a tratar con números en Excel, también necesitamos fórmulas Excel para poder procesar los textos.

Las fórmulas principales de Excel para procesar textos son:

CONCATENAR: nos sirve para unir diferentes textos que están en una celda en una única celda.
DERECHA: nos sirve para obtener, de una celda con una cadena de texto, el número de caracteres que queramos empezando por la derecha. Por ejemplo, si en una celda tuviéramos la palabra la frase “Excel fórmulas” y usáramos la fórmula de Excel DERECHA(“Excel fórmulas”;4) el resultado sería “ulas”. Es decir, los últimos 4 caracteres del contenido de la celda.
IZQUIERDA: igual que DERECHA pero empezando por el principio del contenido de la celda.
EXTRAE: devuelve una parte de una cadena de texto de una celda dado un comienzo y un final.
LARGO: devuelve el número de caracteres que hay en una celda contando con los espacios del principio y del final.
ESPACIOS: elimina los espacios que pueda haber dentro de una celda al principio o al final. Por ejemplo, si tuviéramos una celda con el siguiente contenido ” hola ” el resultado de usar la fórmula ESPACIOS sería “hola”, es decir, sin los dos espacios que hay al principio y al final.
MAYUSC: esta fórmula de Excel nos devuelve una cadena de texto en letras mayúsculas.
MINUSC: lo mismo que MAYUSC pero en minúsculas.
NOMPROPIO: esta superfórmula Excel sirve para poner una letra mayúscula al principio de cada palabra de una cadena de texto. Es muy útil cuando tenemos nombre y apellidos y la gente lo escribe con minúsculas.
SUSTITUIR: esta fórmula Excel nos permite reemplazar uno o varios caracteres de una cadena de texto.
TEXTO: dada una celda de Excel con un número, nos permite convertir dicho número a tipo texto con un formato de texto concreto. Ideal para usar con fechas y números decimales.
VALOR: convierte una cadena de texto que representa un número y lo devuelve como tipo numérico.

Fórmulas de fecha y hora

La fecha y la hora son unos datos que Excel considera numéricos. Por eso mismo, el tratamiento de estos datos es un tema para el que hay un montón de importantes fórmulas Microsoft Excel ha dedicado un montón de recursos para poder crear un buen conjunto de fórmulas de fecha y hora que ahora os explicamos.

AHORA: devuelve la fecha y la hora del día en el que se introduce la fórmula.
HOY: devuelve la fecha del momento en el que se refrescan las fórmulas (por ejemplo, al abrir un libro o al insertar una nueva fórmula de Excel).
AÑO: devuelve el número del año de una fecha.
DIA: devuelve el día del mes de una fecha.
MES: devuelve el número del mes de una fecha.
DIASLAB: dadas dos fechas esta fórmula devuelve el número de días laborables que hay entre las dos. Se pueden añadir días festivos para que sea más precisa.
FIN.MES: esta fórmula de Excel te indica el último día del mes dada una fecha y un número de meses
HORA: devuelve el número de la hora de una celda que tenga formato de “hora”.
MINUTO: devuelve el número del minuto de una celda que tenga formato de “hora”.
SEGUNDO: devuelve el número del segundo de una celda con un valor tipo “hora”.
DIASEM: devuelve el número de día de la semana según diferentes calendarios. En nuestro calendario, el número 1 sería el Lunes, el 2 el martes y así sucesivamente.
NUM.DE.SEMANA: devuelve el número de la semana de una fecha. Es decir, para la fecha de 9 de febrero de 2016 devolvería 7 (puedes probar si no te lo crees, jejeje).

Funciones lógicas de Excel

Aparentemente estas pequeña fórmulas de Excel no tienen mucho valor, pero la realidad es que son superútiles cuando trabajamos con Excel y con condiciones. Las principales fórmulas Excel de tipo lógicas son:

Fórmula SI excel: esta función hace una comprobación de tipo VERDADERO/FALSO mediante una prueba lógica (por ejemplo, 5 < 10). Si el resultado de la prueba lógica es VERDADERO entonces devuelve un resultado u otra fórmula definida por el usuario, y si es FALSO devuelve otro resultado o fórmula.
Formula Y excel: esta función permite unir dos o más pruebas lógicas. Si las pruebas lógicas tienen como resultado el valor VERDADERO entonces la función Y devolverá VERDADERO. En caso de que una sola de las pruebas lógicas resulte FALSO entonces la función devolverá FALSO.
Fórmula O: esta función permite comprobar varias pruebas lógicas. La diferencia con la función Y es que con que una de las pruebas lógicas sea VERDADERO entonces la función entera devolverá el valor VERDADERO.
SI.ERROR: esta función devolverá un resultado o fórmula determinada por el usuario si el valor de una celda o fórmula es un error de tipo NA() o #DIV/0 o cualquiera de los típicos errores de Excel.

La combinación de estas fórmulas de Excel puede hacer que su funcionalidad aumente de manera muy significativa.

Fórmulas de referencia

Las fórmulas de Excel de referencia son, sin duda, las más complejas de entender y de usar. Sin embargo, su utilidad es enorme a la hora de trabajar con tablas, datos… en fin, que tienen miles de aplicaciones. De cada una de estas fórmulas Excel podrás encontrar una buena documentación en esta página y algunos ejercicios de Excel que te ayuden a mejorar y a entender su uso.

BUSCARV: buscar un valor numérico o de texto en la primera columna de una tabla y devuelve un valor de la misma fila de una columna dada.
COINCIDIR: devuelve la posición de un valor en un rango de celdas cuando encuentra una coincidencia.
DESREF: dada una celda que actúa como coordenada inicial y un valor de posición de una columna y de fila, la fórmula devuelve el valor de la celda indicada. De alguna manera es indicar una celda y querer obtener el valor de otra celda sabiendo a cuantas columnas y filas de distancia se encuentra.
INDICE: dada la posición de una fila y una columna devuelve el valor de una celda dentro de un rango.
DIRECCION: devuelve las coordenadas de una celda en formato texto dados el número de fila y columna en la que se encuentra. Es traducir las coordenadas (2, 7) a la referencia B7.
INDIRECTO: dada una referencia de una celda tipo texto devuelve el valor de dicha celda.
TRANSPONER: esta fórmula es de tipo matricial. Traspone una matriz.
IMPORTARDATOSDINAMICOS: permite obtener un valor de una tabla dinámica.
COLUMNA: permite obtener el número de una columna de una referencia.
FILA: permite obtener el número de una fila de una referencia.

Fórmulas de Excel de estadística

Las fórmulas estadísticas de Excel no son muy utilizadas en general, pero conviene destacar las siguientes que sí que son muy muy importantes si quieres convertirte en un experto de Excel fórmulas:

CONTAR: devuelve el número de celdas de un rango con valores numéricos.
CONTAR.SI: devuelve el número de celdas de un rango que cumplen una condición.
CONTAR.SI.CONJUNTO: devuelve el número de celdas de un rango que cumplen varias condiciones dadas por el usuario.
CONTARA: devuelve el número de celdas de un rango no vacías. Es decir, no distingue entre valores de texto y valores numéricos.

Funciones de Excel

Las funciones de Excel las utilizaremos para realizar cálculos con los valores de las hojas de cálculo de la aplicación de Office y también servirán para la mofiicación de su contenido. Existen varias categorías para clasificar las funciones de Excel según su funcionalidad.