VINCULACIÓN DE DATOS
Puede llevar los datos de un libro de Microsoft Office Excel de varias maneras. Puede copiar datos de una hoja de cálculo abierta y pegarlos en una hoja de datos de importar una hoja de cálculo a una tabla nueva o existente, o vincular a una hoja de cálculo desde una base de datos o incluso vincular datos desde diferentes libros.
Puede llevar los datos de un libro de Microsoft Office Excel de varias maneras. Puede copiar datos de una hoja de cálculo abierta y pegarlos en una hoja de datos de importar una hoja de cálculo a una tabla nueva o existente, o vincular a una hoja de cálculo desde una base de datos o incluso vincular datos desde diferentes libros.
En este post vas a aprender cómo usar en Excel los vínculos, tanto para vincular hojas o libros de Excel, la herramienta que vas a usar es con Vínculos.
Un vínculo en Excel lo que te permite es copiar los datos de una hoja a otra tanto del mismo libro como de libros diferentes y lo que es más importante dicho vínculo hace que si el dato de la hoja inicial o origen cambia, este cambio también se realiza en la hoja destino.
Conviene recordar que cosa diferente es Copiar y Pegar tal cual, ya que con esa acción no se logra la vinculación descrita en el apartado anterior.
También es diferente hablar de hipervínculos, sobre lo cual puedes leer en: Enlaces con hipervínculos en Excel.
Para explicar este tema primero vas a realizar un vínculo entre dos hojas del mismo libro de Excel y luego entre dos hojas de libros diferentes
Una aplicación práctica de esta herramienta: Imagina que tienes un libro con los baremos o precios de ciertos productos y en otra el resultado de las ventas que consiste en multiplicar el precio por la cantidad vendida, si cambian los precios en el libro de origen y los tienes vinculados en el libro destino automáticamente al cambiar los primeros se cambian los segundos.
VINCULAR HOJAS DE UN MISMO LIBRO
En este tema vamos a ver la forma de vincular distintas hojas que tengamos en un mismo Libro, o lo que es lo mismo: incluir fórmulas que hagan referencia a distintas Hojas.
Cuando trabajamos dentro de un libro con varias hojas en las que se ha ubicado información, es posible acceder a referencias de celda de otras hojas desde celdas de la hoja actual: Es posible vincular y relacionar datos entre las distintas hojas de un mismo libro.
También es posible vincular y relacionar datos entre las hojas de distintos libros, siempre que el acceso a esos libros sea posible.
Hacer referencia, desde una hoja de cálculo, a la celda de otra hoja del mismo libro es tan simple como la de anteponer el nombre de la hoja seguido del signo de admiración derecho !, antes de la dirección de la celda.
Esto lo podemos ver en el simple ejemplo que les precentare a continuacion:
Cuando nos referimos a la celda B10, nos estamos siempre refiriendo a la celda B10 de la hoja actual de trabajo, en la que estamos trabajando.
Sin embargo si queremos aludir a la celda B7 pero de otra hoja, es decir, que esté situada bajo otra solapa del libro, antepondremos a la referencia de la celda el nombre de la hoja de la manera que hemos indicado. Así pues, si la celda que deseamos referenciar es la B7 de la hoja llamada Destino, la referencia sería: Destino!B7.
Ahora bien cuando construimos fórmulas y las creamos señalando mediante clic en ellas, las diferentes celdas que intervienen en ella, basta con hacer clic en dichas celdas. Ahora bien, cuando la celda que queremos utilizar aparece en otra hoja, primero deberemos posicionarnos en esa hoja haciendo clic en su solapa y cuando estemos en esa hoja, clic en su celda o celdas.
Por ejemplo asi estaria constituida la formula de vinculacion para la hoja dos :
Hoja2!A2 esta referencia está diciendo que tome la celda A2 de la hoja Hoja2. Si la hoja tuviera un nombre personalizado con espacios incluidos, la referencia sería de este modo
" Nombre de la hoja externa"!A2, habría que encerrar el nombre de la hoja entre comillas simples '.
Los pasos a seguir para vincular hojas del mismo libro son los siguientes:
1. Abre un libro de Excel en blanco.
2. Situado en la hoja 1 escribe en la celda A1 un dato, por ejemplo escribe un 2. Pulsa Intro.
3. Ahora Copia este dato.
4. Sitúate ahora en la hoja 2 del libro, en la celda B5 por ejemplo, o en la que quieras
5. Arriba a la izquierda en la pestaña Inicio, tienes el icono Pegar con una flecha negra debajo del título, despliega para ver las opciones existentes pinchando sobre ella. Elige Pegar vínculos.
6. Vuelve a situarte en la hoja 1, vas a cambiar el dato ahora escribe 222222.
7. Ve a la hoja 2 y comprueba que el cambio se ha realizado.
8. Además fíjate en la barra de formulas, está escrito: =Hoja1!$A$1 es la sintaxis que Excel da a las celdas vinculadas del mismo libro. En la primera parte se refiere al nombre de la hoja y en la segunda a la celda de dicha hoja.
9. Si la hoja tuviese nombre aparecerá dicho nombre en vez de Hoja1.
Muy bien pues ahora se trata de hacer los mismo pero en dos libros diferentes.
Los pasos a seguir son idénticos solo que necesitas tener abiertos dos libros diferentes de Excel.
(Otra forma de realizar los vínculos es la siguiente: tras Pegar en la celda donde quieres el dato hacer clic en el desplegable y elegir Vincular celdas, puedes ver como en: Conoce y practica las opciones de pegado en tu hoja de cálculo).
Ver más en:
VINCULAR DATOS DE DIFERENTES LIBROS
La forma más sencilla de vincular dos archivos de Excel es tener los dos abiertos en su pantalla.
Simplemente: Haga clic en una celda de su archivo original © 2010 Excel with Business 2 Unidad 5: Vincular libros de Excel Escriba el signo “=” Haga clic en la celda pertinente del segundo archivo Pulse la tecla Entrar Ahora debería ver el valor de la celda seleccionada de su segundo archivo en su primer archivo. También debería ver en la barra de fórmulas algo desalentador como: =[Libro1]Hoja1!$E$12
donde: [Libro1] es el nombre del archivo al que está vinculando
Hoja1 es el nombre de la hoja de cálculo a la que está vinculando
! indica dónde finaliza el nombre de la hoja
$E$12 es la celda a la que está vinculando.
Los símbolos del dólar indican una referencia absoluta (esencialmente, que si copia esta fórmula en cualquier lugar de su hoja, se vinculará a la celda E12, sin tener en cuenta nada más) lo cual se cubre en la Unidad 11: Referencias de celda. Aunque usted raramente tendrá que escribir esto partiendo de cero, podría necesitar editarlo, es decir, cambiar la hoja de cálculo o la celda vinculada. Puede hacer esto editando la fórmula directamente en la barra de fórmulas (F2 es un atajo útil para ello, ¡pruébelo!). De hecho, puede vincular celdas entre diferentes libros de Excel con muchas fórmulas, incluyendo aquellas que se refieren a una selección de celdas. Suponga que tenemos dos archivos, uno llamado Fuente y otro llamado Destino.
En el archivo Fuente tenemos los siguientes datos sobre el uso de las letras del alfabeto: © 2010 Excel with Business 3 Unidad 5: Vincular libros de Excel Suponga que deseáramos ver la suma de la frecuencia de las vocales de esta lista en nuestro archivo Destino:
Haga clic en una celda de su archivo Destino (en este caso, E3)
Escriba “=SUMA(“
Seleccione en el otro archivo las celdas que le gustaría sumar (puede usar Ctrl si no son adyacentes) © 2010 Excel with Business 4 Unidad 5: Vincular libros de Excel Debería ver algo como:
Pulse la tecla Entrar Si trabaja mucho con libros vinculados, le recomendamos desactivar la edición directa en las celdas: Opciones de Excel > Avanzadas > Permitir editar directamente en las celdas (desmárquela) Ahora, haciendo doble clic en una celda vinculada, se le llevará directamente al archivo fuente.
Es posible que otro libro de Excel contenga los datos que desea usar o analizar, pero que usted no sea el propietario del archivo o no quiera arriesgarse a modificar lo. Puede usar el Asistente para la conexión de datos para crear una conexión dinámica entre un libro "externo" y su libro. Para obtener acceso al Asistente para la conexión de datos, vaya a la pestaña Datos.
Paso 1: Crear una conexión con el libro y sus hojas de cálculo
Tenga en cuenta que las hojas de cálculo se denominan "tablas" en el cuadro de diálogo Seleccionar tabla que aparece en el paso 5.
- En la pestaña Datos, haga clic en Conexiones.
- En el cuadro de diálogo Conexiones del libro caja de diálogo, haga clic en Agregar.
- En la parte inferior del cuadro de diálogo Conexiones existentes, haga clic en Examinar en busca de más.
- Busque el libro y haga clic en Abrir.
- En el cuadro de diálogo Seleccionar tabla, seleccione una tabla (hoja de cálculo) y haga clic en Aceptar.
- Puesto que todas las tablas que se agregan se denominan a partir del nombre del libro, puede cambiarles el nombre por uno más significativo.
- Seleccione una tabla y haga clic en Propiedades.
- Cambie el nombre en el cuadro de nombre Conexión.
- Haga clic en Aceptar.
- Para agregar más tablas, repita los pasos del 2 al 5 y cámbieles el nombre según sea necesario.
- Haga clic en Cerrar.
Paso 2: Agregar las tablas a la hoja de cálculo
- Haga clic en Conexiones existentes, seleccione la tabla y haga clic en Abrir.
- En el cuadro de diálogo Importar datos que aparece, elija dónde desea ubicar los datos en el libro y si desea ver los datos como una tabla, un informe de tabla dinámica o un gráfico dinámico.
- Opcional mente, puede agregar los datos al modelo de datos para combinarlos con otras tablas o datos de otras fuentes, crear relaciones entre tablas y más opciones que las que se tienen con un informe de tabla dinámica básico.
Mantener los datos del libro actualizados
Ahora que se ha conectado al libro externo, querrá tener siempre los datos más recientes en el libro. Vaya a Datos > Actualizar todo para obtener los últimos datos. Para obtener más información sobre la actualización, vaya a Actualizar datos conectados a otro libro.
Los pasos a seguir para vincular hojas de diferentes libros son los siguientes:
1. Abre dos libros diferentes de Excel, de serie sus nombres serán Libro1 y Libro2.
2. Realiza los pasos 2 a 8 de la explicación anterior.
3. Comprueba que en la barra de formulas está escrita la sintaxis de esta acción, donde se hace referencia al los libros y a las hojas vinculadas.
Puedes seguir practicando copiando y pegando con vinculación entre diferentes hojas de diferentes libros y en diferentes celdas.
Ver más en:
